Fechar a caixa em cinco minutos, todos os dias

Fechar a caixa é contar o dinheiro que está lá e compará-lo com o dinheiro que devia estar lá. É só isso. E é a coisa mais barata que um negócio pequeno pode fazer para se proteger.

A maioria não faz. Conta o dinheiro, vê que há dinheiro, e vai para casa. O problema é que “há dinheiro” não é informação nenhuma se não sabes quanto devia haver.

Porque tem de ser todos os dias

Se fechares a caixa uma vez por semana e faltarem 800 meticais, tens sete dias de vendas para investigar e ninguém se lembra de nada. Se fechares todos os dias e faltarem 100, tens um dia. Consegues perguntar, consegues lembrar-te, e às vezes até aparece.

Uma falta pequena que aparece todos os dias é um problema. A mesma falta descoberta ao fim do mês é só um número que não se explica.

Os cinco minutos, passo a passo

• Conta o dinheiro físico que está na gaveta. Só isso, sem contar o que está no M-Pesa.
• Conta o que entrou por M-Pesa e por banco, separadamente. São contas diferentes e não se misturam.
• Compara cada uma com o que o registo diz que devia lá estar.
• Se bate certo, fecha e vai para casa.
• Se não bate, escreve a diferença antes de fazer qualquer outra coisa. Amanhã já não te lembras.

O que uma diferença quer dizer

Faltar dinheiro não é sempre roubo, e assumir que é estraga equipas boas. As causas mais comuns são outras: troco mal dado à pressa, uma venda que ninguém registou, uma despesa paga da gaveta sem apontar, um pagamento parcial esquecido.

Mas todas essas causas têm a mesma solução: registo. Sem registo, as hipóteses valem todas o mesmo, e a única coisa que sobra é desconfiar de quem trabalha contigo, que é o pior sítio onde isto pode acabar.

Na Fintra, o fecho de caixa mostra o contado ao lado do esperado e diz-te se bate certo, conta a conta. Ver o ecrã.